How to Create a Business Term in Governata Business Glossary

User Manual – Business Glossary 

  

1. Overview

Business Glossary in Governata is used to document business terms and performance indicators in a structured and unified manner. 

It provides a central reference that helps users understand the terms used within the organization and link them to various governance elements such as: 

• Data 

• Services 

• Classifications 

2. SystemObjectives 

The Business Glossary in Governata aims to document business terms and performance indicators in a structured and unified manner, which helps to: 

• Standardize understanding of terms within the organization 

• Reduce differences in interpretation between departments 

• Link terms to data and indicators 

• Support data governance and improve its use 

3. ModuleScope 

This manual covers how to use the Business Glossary module in Governata, including: 

• Exploring terms and indicators 

• Organizing folders and domains 

• Adding terms and performance indicators 

• Managing relationships between terms 

• Managing permissions linked to the glossary 

4. KeyDefinitions 

  

Term	Definition
Business Term	A concept used within the organization that requires a unified definition
Performance Indicator (KPI)	A metric used to evaluate performance or achieve a specific goal
Domain	A sub-category that groups similar terms together
Folder	The top-level category that contains multiple domains

  

Difference Between the Business Glossary and the Data Catalog 

Some confuse the Business Glossary with the Data Catalog, but each serves a different role within the data governance ecosystem. 

  

The Business Glossary is used to standardize the understanding of terms and indicators within the organization, while the Data Catalog is used to document actual data sources and their technical structure. 

  

The following table illustrates the difference: 

  

Element	Business Glossary	Data Catalog
Purpose	Standardize the definition of business terms and indicators	Document and organize data sources within systems
Content	Business terms, definitions, indicators, calculation rules	Data sources, tables, columns, metadata
Nature of Information	Business concepts and meanings understandable to business teams	Technical information linked to data and systems
Users	Business teams and management	Data, analysis, and IT teams
Example	Definition of the term "Annual Revenue"	A table containing revenue data inside the database

  

Relationship Between Them 

The Business Glossary is often linked to the Data Catalog within data governance systems like Governata, allowing users to navigate from a term definition to the data source it is derived from. 

  

This linkage helps to: 

• Improve data understanding within the organization 

• Reduce misinterpretation of indicators 

• Enhance transparency between business and data teams 

5. Rolesand Responsibilities 

The Business Glossary is used within the organization by several functional roles, where each 

role contributes to managing terms and indicators and ensuring their accuracy and quality. 

Key roles include: 

Data Owner 

Responsible for approving the terms and indicators linked to their domain within the organization. 

Data Steward 

Manages terms, reviews them, and ensures the accuracy of definitions and relationships between them. 

Data Analysts 

Use the Business Glossary to understand the definition of terms and indicators before using data in analysis or report preparation. 

Governance Teams 

Oversee the organization of terms and ensure they align with data governance policies within the organization. 

The distribution of roles and responsibilities helps ensure term quality and enhance the effective use of the Business Glossary within the organization. 

6. TargetAudience 

This manual targets users who work with terms and indicators within the organization, such as: 

• Data Analysts 

• Data Owners 

• Data Stewards 

• Governance Teams 

• Users who want to understand terms before using data 

7. Howto Access the Business Glossary Module 

To access a term or indicator quickly, here are 5 essential steps: 

  

1. Navigate to Business Glossary from the side menu. 

[Figure (1)] 

2. Use the search field to find the term or indicator.

[Figure (2)] 

3. Select the term or indicator from the results. 

[Figure (3)]

 

4. Open the term or indicator card. 
5. Review the term definition and its associated domain. 

[Figure (4)] 

  

Tip 

It is recommended to use short keywords when searching to get more accurate results. 

8. MainPage Overview 

Business Glossary Main Page 

When entering the Business Glossary, the main page displays a general overview of the glossary contents. 

This page includes: 

1. Summary indicators 
2. Folders and domains 
3. Term and indicator cards 
4. Search and filtering tools 

Figure (5): Business Glossary main page 

  

Glossary Indicators 

A bar at the top of the page contains numerical indicators showing the state of the glossary. 

  

Number of Business Terms 

Shows the total number of terms and performance indicators within the glossary. 

  

Connected Terms 

Shows the number of terms linked to other elements such as: 

1. Data 
2. Services 
3. Other terms 

Linkage Rate 

Represents the relationship between linked terms and the total terms. 

The higher the rate, the more mature the use of the glossary within the organization. 

Organizing the Business Glossary 

Before adding terms, the organizational structure of the glossary must be set up. 

The structure consists of: 

Folder  →  Domain  →  Terms / Performance Indicators 

Folder 

A folder represents the main specialization within the organization, such as: 

1. Sales 
2.Finance 
3.Human Resources 
4.Regulation 

Folders are used to group terms and indicators related to the same domain. 

Adding a New Folder 

To add a folder: 

1. Navigate to Business Glossary. 
2. Open the Folders tab. 
3. Click Add Folder. 

[Figure (6)] 

4.  Enter the folder name. 
5. Click Save. 

[Figure (7)]

  

Domain 

A domain is a sub-category within a folder that helps organize terms. 

  

Example: 

Folder: Sales 

Domains: 

1. Wholesale Sales 
2. Retail Sales 

  

A domain is created following the same steps above, changing the selection from "Folder" to "Domain". 

  

Using domains helps to: 

1. Organize terms 
2. Facilitate search 
3. Reduce duplication 

9. ManagingTerms and Indicators 

Adding a Business Term 

To add a new term: 

1. Navigate to Business Glossary. 
2. Click Add (+). 

[Figure (8)] 

3. First select whether you want to add a term or an indicator, then enter the basic information (if adding a term) such as:

  

1. Term name 
2. Term definition 
3. Domain
4. Main category 

[Figure (9)] 

4. Enter additional information such as: 

1. Folder 
2. Synonyms 
3. Related terms 
4. Term description 
5. Click Next to save the term. 

[Figure (10)] 

 

Usage Scenario 

Situation 

A user wants to document a new term within the organization. 

Steps 

1. Navigate to Business Glossary. 

2. 2. Click Add (+). 
3. Select Business Term.
4. Enter the term name and definition.
5. Set the domain and folder.
6. Save the term. 

  

Outcome 

The term becomes available to all users within the organization. 

  

Adding a Performance Indicator (KPI) 

A performance indicator may include the following information: 

• Calculation formula 

• Data source 

• Measurement frequency 

• Responsible party 

• Target value 

  

To add a performance indicator: 

1. Navigate to Business Glossary. 

2. Click Add (+). 
3. Select Performance Indicator. 
4. Enter the basic data. 

5. Enter the additional information. 

6. Click Next to save the indicator.

The same steps from Figure (9) to Figure (11) apply, selecting "Performance Indicator" instead of "Term". 

  

Viewing Terms and Indicators 

Terms and indicators are displayed as cards. 

  

Each card contains: 

• Term or indicator name 

• Element type 

• Status icons 

• Personal data indicator 

• Creation date 

• Stewardship information 

  

Search and Filtering 

To search for a term: 

1. Use the search field. 
2. Or use the filters such as: Service Catalog, Domain, Folder, Type. 

  

Managing Terms and Indicators 

  

Action	Description
View	Display term details
Edit	Update information
Comments	Add notes
Structure	View relationships
Delete	Delete the term

  

Editing a Term 

1. Click the options menu (⋮). 
2. Select Edit. 
3. Update the required information. 
4. Click Save. 

Viewing Details 

To view the details of a term: 

1. Click the options menu (⋮). 
2. Select View. 

  

A page appears containing: 

• Basic information 

• Structure 

• Calculation (for indicators) 

• Frequency 
• Stewardship 

[Figure (11)] 

10. Permissions

The ability to perform operations within the Business Glossary depends on the permissions granted to the user within Governata. 

  

Some users may be able to: 

• View terms only 

• Add new terms 

• Edit terms 

• Delete terms 

  

If some options such as Edit or Delete are not visible, the reason may be insufficient permissions. 

  

Note 

Some actions may not appear if the user does not have the required permissions. 

  

Term Approval Cycle 

Terms typically go through the following stages: 

  

Term Creation  →  Data Steward Review  →  Data Owner Approval  →  Term Published in Glossary 

  

This process helps ensure term quality before they are published. 

11. BestPractices 

To ensure effective use of the Business Glossary: 

• Create folders and domains first 

• Use clear definitions for terms 

• Avoid duplicating terms 

• Link terms to data whenever possible 

• Review the glossary periodically 

12. FrequentlyAsked Questions 

  

What is the difference between a business term and a performance indicator? 

A business term defines a concept within the organization, while a performance indicator is used to measure performance or a specific outcome. 

Can a term be added without linking it to other elements? 

Yes, but it is preferable to link the term to other elements to increase its value within the system.